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Erste Schritte nach der Anmeldung

Sie sind neu bei auktool.de. Ihr Benutzerkonto haben Sie erstellt. Die bei der Registrierung angegeben persönlichen Daten sind bereits in Ihren Stammdaten eingetragen.

Nach der ersten Anmeldung in Ihrem auktool.de Kundenkonto werden Sie in den Startbildschirm geführt. Dieser teilt sich in zwei Bereiche:

  • Das Hauptmenü auf der linken Seite
  • Die Informationsfläche zentral über den Rest des Bildschirms

Die Informationsfläche enthält wichtige Systemmitteilungen über Störungen und Neuerungen aber auch Termine zu Wartungszeiten des Systems. Bitte beachten Sie diese nach jeder Anmeldung.

Der Testzeitraum

Innerhalb der ersten 30 Tage haben Sie alle Funktionen von auktool.de zur Verfügung. Das entspricht dem aktuellen Pauschaltarif auktool.Gewerbe und bedeutet, dass eine Buchung der kostenpflichtigen Leistungen innerhalb dieser Zeit kaum Vorteile bringt (es würde nur die Eigenwerbung für auktool wegfallen). Hier mehr zum Testzeitraum.

Das Hauptmenü

Das Hauptmenü enthält die Navigation zu den Hauptprogrammen in auktool.de

Die Hauptnavigation wird in den meisten Bereichen durch eine weitere Menüleiste in Form von Karteireitern am oberen Bildschirmrand ergänzt. Über diese einfache Menüstruktur sind die meisten Funktionen schnell zu erreichen.

Auktool.de ist im Aufbau bewusst sehr einfach konzipiert und darauf ausgelegt mit möglichst wenigen manuellen Schritten alle Aufgaben der Abwicklung und Abrechnung von Kundenbestellungen zu erreichen. Es wird dabei ein hoher Grad der Automatisierung angestrebt jedoch ohne dem Kunden das Gefühl der maschinellen Betreuung zu geben.

Es wurde bisher bewusst auf exzessive Script und Grafiknutzung verzichtet, da der Aufbau der Seiten und die Übertragungsgeschwindigkeit der Daten im Vordergrund stehen. Das System soll möglichst auch mit mobilen und langsameren Internetverbindungen zufriedenstellend arbeiten.

Ihre persönlichen Daten

Unter dem Menüpunkt „Persönliche Daten“ finden Sie die Angaben welche Sie bei der Registrierung angegeben haben.

In diesem Bildschirm haben Sie die Möglichkeit Ihre Daten die das Vertragsverhältnis mit auktool.de betreffen zu ändern. Sie können hier ebenfalls Ihr Passwort ändern. Die Änderungen werden mit dem Button „Daten Speichern“ übernommen. Ihren Benutzernamen können Sie nicht selbständig ändern. Sollte das einmal nötig sein, so können Sie über die Mailadresse hilfe[@]auktool.de eine Änderung veranlassen.

☛ Achtung! Bitte beachten Sie, dass Benutzerkonten mit offensichtlich falschen Anmeldedaten zum Schutz der ernsthaften auktool.de Benutzer unverzüglich und ohne jede Vorwarnung gesperrt werden.

Verknüpfung mit ebay

Ebay Verkäufe werden von auktool.de über die vom Auktionshaus bereitgestellte API Schnittstelle eingelesen. Die Schnittstelle ist für Ihr ebay Konto schnell eingerichtet.

Vorgehensweise:

  • klicken Sie im Hauptmenü auf Einstellungen
  • klicken Sie oben auf den Reiter „Auktion&Co“
  • klicken Sie auf „Einen weiteren EBAY-account hinzufügen“
  • folgen Sie dann den Anweisungen die Sie dort erhalten.

Die API Abfrage der angelegten ebay Konten wird unmittelbar gestartet. Auktool.de liest alle Verkäufe ab Zugangsfreigabe an. Verkäufe die vor der Anlage des Zugangs erfolgten werden nicht nachträglich eingelesen! Weitere Informationen zum Thema ebay Datenimport finden Sie hier: ebay API

Weitere Importmöglichkeiten

Sie können ferner noch Daten aus amazon.de und aus dem Auktionshaus hood.de und diversen Webshops importieren. Amazon.de stellt seinen ProMerchant Verkäufern im SellerCentral Verkaufslisten zum Download bereit. Diese können Sie in auktool.de direkt in den Verkaufsdaten importieren. Die konkrete Vorgehensweise zum Import der Datei finden Sie unter amazon

Hood.de ist trotz intensiver Bemühungen nicht bereit seine API zu öffnen. Daher bleibt nur der Import über die zugesendete Verkaufsmail. Eine Automatisierung der Mailimporte könnte erfolgen, wurde bisher aber nicht nachgefragt. Daher bleibt zur Zeit nur der Import über den Mailparser in die Verkaufsdaten.

Webshops auf Basis OSCommerce und XTCommerce können unkompliziert an auktool.de angebunden werden.

Die Verkaufsübersicht

Über den Menüpunkt „Verkaufsübersicht“ gelangen Sie zu Ihren Verkauften Artikeln. Wenn Sie unmittelbar nach der Einrichtung in die Übersicht klicken werden Sie keine Daten vorfinden.

Über die obere Reiterleiste in der Verkaufsübersicht erreichen Sie erweiterte Funktionen der Verkaufsabwicklung.


Unterhalb der Reiterleiste befindet sich das Selektions- und Suchwerkzeug für Ihre Verkäufe.


Nachdem die API Zugänge konfiguriert worden sind und Artikel verkauft wurden, wird sich die Verkaufsliste langsam füllen. Nach einer gewissen Zeit wird sie so ähnlich wie in der folgenden Abbildung aussehen.


Legende der Symbole und ihre Bedeutung: Allgemein:

  • Das Fragezeichen liefert regelmäßig weitere Hilfen zur gerade angezeigten Maske. Entweder erscheint ein Tipp beim überfahren mit der Maus oder es gibt auf einen Mausklick ein Fenster mit Hilfetexten.
  • Das Infozeichen liefert beim überfahren mit der Maus weitere Informationen zum Vorgang oder zu bestimmten Funktionen.

Aktionsknöpfe

  • Eine Mail an den Kunden senden, Sie kommen in die vorbereiteten Mailvorlagen und können dort eine Vorlage aussuchen, vervollständigen und direkt absenden.
  • Zahlungseingang für den Verkaufsvorgang setzen.
  • Den Verkauf öffnen und weiter bearbeiten, das Fenster (Verkaufseditor) zum gesamten Vorgang wird geöffnet.
  • Den Lieferschein für einen einzelnen Vorgang drucken (dazu muss die Verwendung von Popup Fenstern erlaubt sein.)
  • Rechnung (Einzelbeleg) für den Verkauf drucken
  • Vorgang Archivieren/in Ablage verschieben

Statussymbole

  • / Eine Mail an den Kunden ist noch nicht versendet/versendet,
  • / Die Zahlung ist offen bzw erfolgt,
  • / Der Versand ist noch nicht erfolgt/abgeschlossen,
  • / Bei ebay Verkäufen erscheint zusätzlich ein Symbol zur Bewertungsabgabe.

Viele Arbeiten können direkt über diese Verkaufsliste erledigt werden. So können Sie mehrere oder alle Vorgänge in der aktuellen Liste selektieren (linkes Kästchen) und dann über die Integrierten Multifunktionen mehre Aufgaben hintereinander abarbeiten lassen. Über den unter der Liste befindlichen Button gelangen Sie zu einer Funktionsauswahl.

Die Multifunktionsauswahl

Für die vorher selektierten Verkäufe können Sie hier von auktool.de viele Funktionen hintereinander erledigen lassen. Sie wählen die benötigten Funktionen durch Aktivierung des jeweiligen Auswahlfeldes an und das Programm erledigt diese hintereinander. Dabei wir die notwendige logischen Reihenfolge der Vorgänge eingehalten.

Wenn Sie die Mailfunktion nutzen, können Sie die passende Mailvorlage aus der Liste auswählen. Soll eine PDF Rechnung an die Kunden mitgesendet werden setzen Sie einfach das Häkchen bei PDF Rechnung versenden. Zum archivieren ebenfalls das passende Archiv vorwählen. Bitte beachten Sie, dass alle Belege (Lieferscheine, Rechnungen, Paketscheine) in jeweils neuen Fenstern angezeigt werden. Dafür müssen Sie Popup Fenster in den Browsereinstellungen zulassen. Nach erfolgter Abarbeitung kehrt das Hauptfenster in die Verkaufsübersicht zurück.

Mehr zu dieser Funktion unter Multifunktionen.

Mailvorlagen und Formulare

Sie können Ihre Kunden automatisch per Email über den Stand der Bestellung informieren. Für diese Automatisierung legen Sie Mailvorlagen an, die den allgemeinen Text und bereitgestellte Variablen enthalten. Im Mailversandprozess werden dann die Variablen mit den entsprechenden Werten ersetzt und Ihr Kunde erhält eine ganz persönliche Nachricht mit allen Informationen die Sie ihm übermitteln wollen. Informationen zur Funktion finden Sie im Artikel über die Mailvorlagen

Die von auktool.de bereitgestellten Formulare sind je nach gewähltem Tarif auf Ihre Bedürfnisse anpassbar. Bei der Anlage von individuellen Rechnungen, Lieferscheinen usw. bekommen Sie immer das Standardtemplate als Vorlage angezeigt.

☛ Achtung: Im Testzeitraum haben Sie alle Funktionen zur Verfügung, Sie können Formulare ändern. Diese eigenen Definitionen sind später nur so weit benutzbar, wie der gebuchte Tarif das auch anbietet. Mehr Informationen im Artikel über die Formulare.

Verwendung der Archive

Um auch nach langer Nutzung noch den Überblick über alle Verkäufe zu behalten gibt es in auktool.de die Möglichkeit erledigte Vorgänge in Archive abzulegen. Die Archive können Sie nach eigene Wünschen konfigurieren und verwenden. Legen Sie sich dazu unter dem Menüpunkt „Archivverwaltung“ eigene Archive an. Die Bezeichnung können Sie frei vergeben.

Archivierte Vorgänge werden in der Verkaufsliste nicht mehr angezeigt sind aber über die Suche dauerhaft in den Datenbestand mit eingebunden.

Datensicherung und Datenexport

Mit dem Datenexport können Sie Ihre in auktool.de gespeicherten Daten als csv Datei herunterladen. So können Sie Ihre Kundendaten zur externen Verarbeitung nutzen bzw. Ihren Artikelstamm extern bearbeiten. Weitere Informationen dazu unter dem Artikel Datenexport.

ersten_schritte.txt · Zuletzt geändert: 02.11.2014 12:28 von orke

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